Die Notwendigkeit einer übergeordneten Struktur zur Zuordnung der verschiedenen Typen von Daten zur korrekten Anwendung über Organisationseinheiten und Standorte hinweg
Unser Kunde, das Luzerner Kantonsspital (LUKS), vereint über 100 Kliniken, Abteilungen und medizinische Zentren und ist mit mehr als 7'000 Mitarbeitern eines der grössten Spitäler der Schweiz. Aufgrund einer IT-Landschaft, die den heutigen Anforderungen nicht mehr entsprach, plante unser Kunde ein Upgrade, das die Abschaffung von Tools beinhaltete, die grosse Mengen an relevanten Informationen speicherten. Das Fehlen klarer und konsistenter Richtlinien bezüglich des richtigen Ablageortes von Dateien führte zu Fehlablagen und Redundanzen und erschwerte so den Umgang der Mitarbeiter mit Dokumenten.
Ein Enterprise Content Management-Konzept als Orientierungshilfe von überall verfügbaren Anwendungen
Um das Problem zu lösen, definierte OWT ein übergreifendes Enterprise Content Management Konzept, das die Mitarbeiter von LUKS dabei unterstützt, ihre Dokumente und Daten in der richtigen Anwendung abzulegen. Die Lösung war in zwei Teile gegliedert:
- 20 Dokumentencluster (die über 100 verschiedene Dokumententypen zusammenfassen) wurden eingerichtet, um Ordnung herzustellen.
- Als Orientierungshilfe wurde gemeinsam mit dem Kunden eine Matrix erstellt, die die Dokumentencluster der entsprechenden Anwendung zuordnet (d.h. eine Dokumenten-Plattform-Matrix).
Das Ziel wurde durch eine Bewertung der Anforderungen der zahlreichen Dokumentencluster erreicht, die von der Software erfüllt werden mussten.
Iteratives Vorgehen
- Identifizierung der verschiedenen Typen von Dokumenten und der verfügbaren Anwendungen in 12 Abteilungen und mit 15 Beteiligten.
- Definition von Zielen für das zukünftige Enterprise Content Management auf der Grundlage der identifizierten Schmerzpunkte.
- Analyse der Anforderungen der Dokumentencluster und Kategorisierung in Muss- und Soll-Kriterien (funktionale und nicht-funktionale Kriterien).
- Bewertung der verfügbaren Anwendungen auf der Grundlage der analysierten Anforderungen.
- Zuordnung jedes Dokumentenclusters zur passenden Anwendung und Anwendungsgruppe.
