Situation
Dans ce contexte, le COO s'est tourné vers OWT pour lancer une initiative centralisée visant à cartographier les processus de son organisation. Les objectifs suivants ont été fixés :
- Identifier, évaluer et documenter les processus opérationnels clés
("IST")
(Ist-Zustand") - Développer des solutions pour améliorer les processus clés afin de relever les défis susmentionnés ("SOLL").
- Établir une méthodologie et une culture d'optimisation des processus dans l'ensemble de la société.
Cette initiative a bouleversé l'entreprise par sa portée et son ambition, car peu d'unités opérationnelles documentaient leurs processus (aucune avec une approche de bout en bout). Les règles de représentation communes et les outils logiciels pour la documentation des processus faisaient défaut. En outre, il n'y avait pas de culture d'amélioration continue des processus et de suivi des performances (KPI).
Approche
Sur la base de notre expertise de longue date dans la transformation des organisations, OWT a utilisé une approche pragmatique en s'appuyant sur notre méthodologie raffinée de type "brown paper". Chaque examen de processus comportait 5 étapes clés :
Définir la portée du processus, le levier d'amélioration et les gains cibles associés (KPIs).
Mener des entretiens avec les responsables et des essais avec tous les participants au processus.
Cartographier le processus "tel qu'il est" sur le papier brun accroché au mur, y compris les points douloureux du processus, les idées d'amélioration et les initiatives en cours connexes.
Organisez des ateliers pour dessiner le processus cible idéal "to-be". Définissez le processus cible en utilisant les conseils d'experts internes et externes, ainsi que l'évaluation des concurrents.
Élaborer un plan d'action avec des améliorations à court, moyen et long terme, classées par ordre de priorité en fonction de leur complexité et des avantages attendus.
L'équipe d'OWT a lancé l'initiative en menant deux processus pilotes et en impliquant plusieurs unités. Cette première phase a été suivie par de nouveaux processus optimisés par les unités opérationnelles elles-mêmes. Lorsque cela était nécessaire, notre équipe a aidé à définir la solution cible d'un point de vue technique (spécifications), et à gérer la mise en œuvre. En parallèle, OWT a mené la sélection d'un outil de cartographie des processus et a défini une méthodologie de cartographie pour le groupe afin de numériser, stocker, récupérer et réutiliser les processus à travers l'organisation.
La phase pilote de deux mois nous a permis d'obtenir une large acceptation de la méthodologie dans toute l'organisation. Aujourd'hui, 6 mois plus tard, plus de 10 processus de bout en bout ont été revus et d'autres suivront. La communication avec l'informatique s'est considérablement améliorée, car les équipes commerciales présentent désormais des suggestions d'amélioration avec une analyse de rentabilité et une perspective de bout en bout clairement définies.
