Avec la propagation du coronavirus, le besoin de signer des contrats de manière numérique et juridiquement valable s'est fortement accru.
Le Conseil fédéral facilite l'utilisation de la signature électronique pour une période de six mois, qui peut être prolongée. Avec cette réglementation, le Conseil fédéral veut désormais éviter les contacts personnels au sein de la population. Mais elle contribuera aussi à ce que la solution de la signature électronique soit mieux acceptée une fois la crise passée.
Cet article vous propose une brève introduction à la signature électronique et vous explique les avantages qu'elle offre.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
Une signature électronique ou e-signature est un symbole ou d'autres données sous forme numérique qui sont joints à un document transmis par voie électronique afin de confirmer l'intention de l'expéditeur de signer le document. Ce type de signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
Trois niveaux de fiabilité selon eIDAS et Zertes
En juillet 2016, le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est entré en vigueur et stipule que toutes les organisations basées en Europe qui proposent des services numériques doivent reconnaître les identifications électroniques de tous les États membres de l'UE.
Cette décision renforce et standardise les transactions électroniques des 28 Etats membres européens. Le règlement distingue trois niveaux différents de signature ayant un poids juridique : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.
Il est donc important d'examiner quel type de signature est nécessaire pour vos processus et workflows commerciaux. Cela dépend principalement du type de documents à authentifier et à signer et du contexte juridique général.
Trois raisons d'investir dans un projet de signature électronique
1. Gagner du temps et donc de l'argent : libérez l'efficacité opérationnelle.
Une exécution plus rapide
Avec une solution de signature électronique intégrée à votre flux de travail, les documents électroniques peuvent être envoyés, reçus et signés à tout moment, en tout lieu et sur tout appareil. Vous pouvez demander une signature à votre client à Singapour ou à votre manager qui est dans un train pour Paris. La signature instantanée des documents permettra à votre entreprise de générer un chiffre d'affaires plus rapide, des clients plus satisfaits et, par conséquent, une meilleure expérience utilisateur globale à tous les niveaux de votre entreprise. Les documents électroniques sont envoyés et signés en quelques minutes, avec la garantie que les documents ont été créés par leur expéditeur et qu'ils ont ensuite été renvoyés en ligne en toute sécurité. Il n'y a pas de délai d'attente ou de retard de plusieurs jours ou semaines.
Réduction des coûts
Les coûts liés aux tâches administratives telles que l'impression, la copie, le service de messagerie, la numérisation et l'envoi de documents papier sont supprimés. Tout se fait en quelques clics à partir d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone.
Un flux de travail plus efficace
La signature électronique a rendu l'échange et la signature de documents plus simples et moins compliqués. Au lieu d'imprimer, de signer et de numériser, les documents électroniques sont désormais téléchargés et échangés de manière sécurisée, sans complications. Alors que la transformation numérique s'opère à de nombreux niveaux de l'entreprise, le processus numérique est trop souvent interrompu lorsqu'une signature manuelle est requise. En implémentant la signature numérique dans votre flux de travail, vos documents peuvent être partagés à l'infini tout en étant conservés numériquement en un seul endroit et en préservant leur valeur juridique contraignante.
2. Créez un avantage concurrentiel grâce à une meilleure expérience client.
Améliorez la satisfaction des clients
With the rising e-commerce activities and growth in smartphones penetration, customers expectation toward online services are constantly increasing. Streamlining your entire value chain by including digital signature software is the way to create a complete digital journey for your customers and a mean to keep up with the competition.
Une solution respectueuse de l'environnement
La signature électronique offre la possibilité de mettre en place un nouveau processus sans papier qui réduit considérablement la consommation de papier dans votre entreprise et, par conséquent, l'empreinte carbone.
Commodité et convivialité
Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l'importance d'une bonne collaboration et d'une bonne communication entre toutes les parties concernées, car il est de plus en plus rare que les équipes travaillent à distance. Le logiciel de signature numérique permet une authentification à distance, ce qui rend l'ensemble du processus de signature plus pratique pour les clients et les équipes.
3. mise en œuvre d'un processus fiable, sécurisé et conforme à la législation.
Conformité & traçabilité
Le logiciel de signature électronique garantit la conformité aux normes fiscales et administratives en vigueur et donc la sécurité juridique. De plus, le logiciel offre un système d'archivage qui garantit l'intégrité du document électronique et permet une consultation aisée.
Preuves juridiques détaillées
Les signatures électroniques sont reconnues légalement dans la plupart des pays. La signature électronique qualifiée est reconnue et acceptée au même titre qu'une signature manuscrite. Le document signé électroniquement offre plus d'informations juridiquement contraignantes issues de l'enregistrement traçable des événements du document qu'un document papier. Les documents signés électroniquement sont donc plus facilement exécutables en cas de litige.
Une solution hautement sécurisée
Les signatures électriques sont plus sûres que les méthodes de signature traditionnelles. Munie d'une clé publique cryptée, la signature numérique identifie et authentifie le document et le signataire mieux qu'un document moyen. Une fois qu'une personne est identifiée et qu'elle a confirmé son intention de signer, un certificat électronique est émis, ce qui garantit la validité juridique des documents signés.
Pour en savoir plus sur la façon dont la signature électronique peut améliorer votre entreprise et réduire les coûts, consultez notre page spéciale ! Ou contactez-nous si vous souhaitez savoir comment intégrer les signatures électroniques dans vos processus d'entreprise !
